Organizar tarefas

Ideia central

Depois que cliente, proposta e projeto existem, a rotina fica mais simples: toda pendência que tem dono, prazo ou status deve virar tarefa.

O ponto mais importante é escolher o contexto certo. O contexto define onde a tarefa aparece, quais filtros ajudam a encontrar depois e se ela alimenta outras partes do sistema, como cronograma e horas.

Onde criar cada tarefa

• No cliente: use para relacionamento e CRM, como cobrar retorno, pedir documento, agendar reunião, lembrar de enviar proposta ou registrar follow-up.

• Na proposta: use para pendências da negociação, como revisar escopo, ajustar valor, conferir condição de pagamento, enviar versão final ou cobrar aceite.

• No projeto: use para execução e acompanhamento, como levantamento, estudo preliminar, revisão de layout, entrega de prancha, orçamento, arquivo, obra ou alinhamento com equipe.

• Em Tarefas > Escritório: use para trabalho interno que não pertence a um cliente, proposta ou projeto específico, como organizar reunião interna, revisar processo, atualizar template, resolver financeiro administrativo ou preparar material do escritório.

Grupos, etapas e workflows

Na tela Tarefas, as pendências podem aparecer agrupadas. Em tarefas do escritório, grupos ajudam a separar assuntos internos, como Geral, Administrativo, Financeiro ou qualquer lista que faça sentido para a rotina.

Em projetos, propostas, clientes, orçamentos e obras, esses agrupamentos costumam representar etapas. Uma etapa junta tarefas relacionadas e ajuda a entender o andamento daquele contexto. No projeto, etapas e tarefas com datas também alimentam o Cronograma.

Quando o escritório repete sempre a mesma estrutura, use Workflows. Workflow é um modelo: você configura etapas e tarefas uma vez e aplica em novos projetos, clientes, propostas ou orçamentos. No começo, pode usar Nenhum e criar as primeiras etapas manualmente.

Como acompanhar

Na tela Tarefas, alterne entre Minhas, Escritório, CRM e Projetos.

• Minhas mostra o que está sob sua responsabilidade.
• Escritório mostra tarefas internas do escritório.
• CRM mostra tarefas ligadas a clientes e propostas.
• Projetos mostra tarefas de execução agrupadas por projeto e etapa.

Use filtros quando quiser focar por responsável, status, prazo, prioridade, módulo ou projeto. Horas são registradas nas tarefas e depois aparecem nos relatórios e na aba Horas do projeto.

Cuidados comuns

• Deixar ação em comentário: comentário explica contexto, mas ação com prazo deve virar tarefa.

• Criar projeto só para lembrar de ligar: use tarefa no cliente ou na proposta.

• Colocar tarefa interna dentro de cliente: se não pertence a uma pessoa, proposta ou projeto, use Tarefas > Escritório.

• Misturar venda e execução: proposta organiza a negociação. Projeto organiza o trabalho.

• Esperar cronograma sem tarefa com data: o cronograma precisa de etapas, tarefas e prazos para mostrar algo útil.

• Aplicar workflow grande demais no começo: comece com poucas etapas reais. Depois transforme em workflow quando o padrão estiver claro.

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Próximo passo

Para aprofundar, leia Tarefas.