Organizar etapas, tarefas e subtarefas
Use etapas para acompanhar fases inteiras e detalhe o trabalho em tarefas e subtarefas quando necessário.
Os três níveis do trabalho
O planejamento de um projeto pode ser organizado em três níveis:
- Etapa: uma fase do projeto, como Levantamento, Estudo Preliminar ou Projeto Executivo.
- Tarefa: uma ação que precisa ser realizada dentro da etapa.
- Subtarefa: uma divisão menor de uma tarefa.
Você não precisa usar os três níveis em todos os projetos.
Um trabalho mais simples pode ser acompanhado apenas por etapas. Quando uma fase exigir mais controle, você pode detalhá-la em tarefas e subtarefas.
Informações da etapa
A etapa não serve apenas para agrupar tarefas. Ela também pode ter status, responsável, descrição, data de início e prazo.
Isso permite acompanhar o prazo geral de uma fase sem precisar criar uma tarefa apenas para representá-la.
O status mostra o andamento da etapa. O tempo apresentado nela reúne os registros de tempo das tarefas que estão dentro daquela fase.
Escolha o nível de detalhe
Use apenas etapas quando o escritório precisa acompanhar as fases e os prazos gerais do projeto.
Crie tarefas quando for necessário indicar ações específicas, responsáveis ou entregas dentro de uma etapa.
Use subtarefas quando uma tarefa tiver passos menores que precisam ser acompanhados separadamente, mas ainda fazem parte da mesma ação principal.
Quando cada passo precisa aparecer de forma independente nas listas da equipe, com seu próprio acompanhamento, considere organizá-los como tarefas.
Evite níveis desnecessários
A hierarquia deve ajudar a entender o trabalho.
Quando uma etapa contém apenas uma tarefa e não acrescenta nenhuma informação de prazo, responsabilidade ou contexto, talvez esse nível não seja necessário.
Da mesma forma, não é obrigatório dividir todas as tarefas em subtarefas. Use o detalhamento apenas onde ele facilita o acompanhamento.