Cadastrar um fornecedor
Cadastre lojas, prestadores e empresas para usá-los nos orçamentos e na execução da obra.
Quando criar um fornecedor
Fornecedor é uma pessoa ou empresa que vende produtos ou executa serviços para o escritório ou para seus projetos.
Alguns exemplos:
- marcenaria;
- iluminação;
- vidraçaria;
- serralheria;
- empreiteira;
- prestador de serviço.
Cadastre o fornecedor quando ele precisar ser relacionado a um item de orçamento, serviço de obra ou pendência.
Criar o cadastro
Na lista de fornecedores, selecione Novo fornecedor, no canto superior direito.
O formulário possui quatro campos:
- Nome
- Categoria
- Telefone
Apenas Nome é obrigatório.
Depois de preencher as informações disponíveis, selecione Criar.
Usar categorias
O campo Categoria permite organizar os fornecedores por tipo de produto ou serviço.
Alguns exemplos:
- Marcenaria
- Iluminação
- Revestimentos
- Mobiliário
- Construção civil
A categoria ajuda a filtrar a lista quando o escritório precisa localizar ou comparar fornecedores de uma mesma área.
Mantenha nomes consistentes e evite criar categorias diferentes para o mesmo tipo de serviço.
Mudar a categoria de um fornecedor
A categoria pode ser alterada a qualquer momento, sem refazer o cadastro.
Abra o fornecedor e, no painel à direita, passe o mouse sobre o valor ao lado de Categoria. O campo fica destacado. Clique nele para abrir o seletor.
Todos os campos desse painel funcionam assim. Não existe botão de editar nem modo de edição: passe o mouse, clique no valor e altere. Vale para Nome, Tipo, CPF ou CNPJ, Telefone, E-mail e Endereço, e é o mesmo comportamento no painel da direita de clientes, leads, projetos e obras.
A alteração é salva sozinha, sem botão de confirmar.
A mesma alteração pode ser feita direto na lista de fornecedores, na coluna Categoria.
Criar uma categoria nova
O seletor não fica restrito às categorias existentes.
Digite o nome desejado no campo de busca e, se ele ainda não existir, o seletor oferece a criação. A categoria nova passa a valer para todo o escritório e aparece nas próximas vezes.
Por isso vale conferir a lista antes de criar: Marcenaria e Marcenarias viram duas categorias diferentes, e os fornecedores ficam separados nos filtros.
Se o botão de criação não aparecer, a conta não tem permissão para administrar os cadastros. Nesse caso, peça a alguém com acesso de administrador.
Completar os dados depois
O formulário de criação pede apenas quatro campos para não travar o cadastro. O restante das informações fica na ficha do fornecedor, no painel à direita, e pode ser preenchido quando o escritório tiver os dados.
CPF, CNPJ e razão social
O documento não aparece no formulário de criação. Ele fica na ficha, junto de Tipo.
O Tipo define o resto:
- Pessoa Física: a ficha pede CPF.
- Pessoa Jurídica: a ficha pede CNPJ e passa a exibir também a Razão social.
Fornecedores cadastrados antes dessa distinção podem estar sem tipo definido. Basta preencher o campo Tipo para que o documento correspondente apareça.
Endereço
Endereço e CEP também ficam na ficha, na seção Endereço.
Onde o fornecedor é usado
No orçamento, o fornecedor pode ser relacionado a cada item e identifica de quem veio a cotação.
Na obra, o fornecedor pode ser relacionado ao serviço que executa.
Os campos de fornecedor nessas áreas consultam a lista de cadastros do escritório. Um nome que ainda não foi cadastrado não aparecerá para seleção.
Um cadastro para todos os projetos
A lista de fornecedores é compartilhada por todo o escritório.
Use o mesmo cadastro sempre que uma empresa participar de novos orçamentos ou obras.
Antes de criar um fornecedor, pesquise o nome na lista. Dois cadastros para a mesma empresa dividem as informações e o histórico de participação nos projetos.